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Todos tenemos nuestro estilo para redactar e-mails y también hay varias situaciones diferentes en que los enviamos. No es lo mismo una cadena de correos entre amigos para organizar una salida, que los mails de trabajo.
Para el caso de los mails de trabajo -a los que debemos prestar, seguramente, más atención- Federico Almada nos ofrece varios tips en un gracioso post, pero me gustaría detallarles los puntos más importantes, para que obtengan el mayor beneficios de las comunicaciones por ese medio:

El asunto del mensaje (Subject): “En el asunto, debemos tratar de informar del mejor modo posible al destinatario, permitiéndole a este ahorrar tiempo al revisar sus correos. Si el asunto está vacío o contiene los famosos “títulos” como “hola”, “correo”, “mensaje”, “consulta”, “pregunta”, o incluso sin asunto… quien lo reciba, deberá abrir primero el correo y luego recién se dará una idea de lo que le estamos enviando.”
Muchas veces, en el constante flujo diario de mails, los que tienen un asunto confuso se dejan sin revisar hasta que encontramos en momento adecuado. Sin embargo, trataremos de resolver los mensajes en los que el título sea lo suficientemente claro para “sacarnos un tema de encima” lo más rápido posible. Si necesitamos hacer una consulta, lo lógico sería poner “Consulta sobre XXX”, si es un presupuesto “Presupuesto para XXX”; y si habitualmente enviamos mails con asuntos similares, aclarar la fecha también nos va a ayudar “Presupuesto para XXX - 14 de agosto 2008″ por ejemplo.
El cuerpo del mensaje (Message Body): “El mensaje debería tener el menor contenido posible, y ser objetivo (sobre todo cuando hablamos de hacer negocios), en el sentido de brindar los datos necesarios para que la persona que lo recibe, no deba leerse un bibliorato para lograr entender porque la contactas.”
Una breve introducción aclaratoria del Asunto del mensaje y luego centrarse en el tema específico. A veces tenemos que enviar mails a casillas grupales -del tipo info@… o comercial@…, etc., por lo que necesitamos aclarar si se dirige a alguien en especial. También es importante que quede claro si estamos esperando una respuesta al mail -a veces es sólo informativo- y si contiene archivos adjuntos -muchas veces nos olvidamos de adjuntar un archivo y, si no aclaramos en el cuerpo del mensaje que debería haber uno, sólo se interpreta como parte del mensaje y el remitente tampoco se entera de que se olvidó de adjuntar algo porque nadie lo reclama-.
Para el caso del mail del presupuesto que mencionamos antes, un ejemplo práctico sería:

Estimado XXX,
Te envío el Presupuesto para XXX, según lo solicitado oportunamente, como archivo adjunto (título del archivo adjunto).
(Aclaración del presupuesto) Las cantidades detalladas corresponden a XXX XXX….
(Solicitud de respuesta) Necesitaría que me respondas en los próximos 7 días para prever el stock disponible y garantizar el cumplimiento de la entrega….

La firma del mensaje: Aunque estemos absolutamente seguros de que la persona que recibe el mail tiene todos nuestros datos, es más adecuado brindarle nuestros datos de contacto dentro del mismo mail, y no obligarlo a revolver en una pila de tarjetas para encontrar nuestro número de teléfono o dirección. En mucho más fácil que, con el mismo mail abierto en su computadora, obtengamos una comunicación que cerrará nuestro trato. La mayoría de los programas de correo o webmails nos permiten adjuntar una firma que irá al pie de todos los mensajes que enviemos y nos ahorrará tener que tipearlo cada vez. Esta firma deberá contener: Nombre completo del remitente, cargo del remitente, dirección de mail (aunque conste en el mail que acabamos de enviar, a veces tiene que anotarla en otro lado o dictarla y sólo se muestra en nombre del remitente), teléfonos, dirección postal (sobre todo en caso de empresas).

No perdamos de vista que los correos electrónicos de trabajo tienen que ser una herramienta que nos permita cerrar operaciones, resolver temas y crear contactos; y pensemos nosotros mismos, cuáles de los mails que recibimos logran esos objetivos con mayor rapidez.