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Tanto si estamos a cargo de responder todas las llamadas entrantes o si sólo nos encargamos de responder a nuestro interno, debemos observar ciertas normas para que el teléfono sea nuestro aliado y no una amenaza siempre a punto de sonar.

Con el uso cada vez más frecuente de los teléfonos celulares -móviles- no podemos asignar a la presentación mucho tiempo, pero tampoco podemos ser descorteses. La persona del otro lado de la línea está requiriendo algún tipo de información siempre que llama y espera de nosotros una cierta calidez.

En el conmutador:
Si no cuenta con un pre-atendedor donde mencione el nombre de la empresa, es bueno que lo primero que oiga sea el nombre de la empresa y un “Buenos días/tardes”, para darle la ocasión de finalizar la llamada si se equivocó al marcar. También se usa actualmente mencionar el nombre de la persona que responde y una puesta al servicio del llamante. Así que las variantes podrían ser: “-nombre empresa-., buenos días” o “-nombre empresa-, buenos días, habla -nombre persona- ¿en qué puedo ayudarle?”

En un interno de área:
Se aplica la misma lógica anterior, sólo reemplazaremos el nombre de la empresa por el área a que están llamando. En organizaciones en que el trato no es personal entre las diferentes áreas, también es recomendado saludar y presentarse. Ej.: “-nombre área (por ejemplo Administración)-, buen día” o “-nombre área-, habla -nombre persona-”

En un interno personal:
Considerando que la llamada fue derivada del conmutador, o el llamante ya sabe con quien se está comunicando un simpre “Hola” o “Buenos días/tardes” debería ser suficiente.

También es muy útil tener a mano en algún anotador o post-it en lugar visible los datos de la empresa como dirección completa con código postal, teléfonos generales, sitio web y dirección de correo general; y lo ideal sería tener impreso un listado con los nombres, internos y direcciones de correo personales de todas las áreas y empleados, por si nos lo solicitan. Recordemos que “para charlar” están las llamadas entre nuestros amigos fuera del horario laboral, pero en la oficina el teléfono es sólo una herramienta de trabajo, así que intentaremos que su uso se restrinja al máximo para nuestra máxima eficiencia.