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Cuando se contrata a un auxiliar administrativo -cadete, digamos - el nuevo empleado tiene que ajustarse a los usos y mecánicas del trabajo y, para que esa adaptación no implique un excesivo desgaste para las dos partes, hay ciertas consideraciones que, a veces, se pasan por alto.
Las direcciones y los teléfonos más frecuentes -incluidos los de la oficina y las personas con las que tiene trato directo- deberían estar en un índice telefónico que lleve siempre consigo. De poco sirve que tenga un teléfono celular si, ante un inconveniente, no tiene a quien llamar para consultar.
Es recomendable que tenga una billetera, separada de la propia personal, para que no tenga problemas al momento de rendir los gastos. También puede ser útil darle una planilla pre-impresa para que vaya anotando los gastos a medida que los hace y un sobre para recoger los tickets, comprobantes o facturas.
También debería proveérsele un anotador -de preferencia anillado para que pueda arrancar fácil una hoja si tiene que dejar una nota- donde anote las tareas del día. Y, por supuesto, un bolígrafo en buen estado. Evitemos que tenga que “recordarlas” porque nuestro objetivo no es testear su memoria, si no que cumpla con las tareas.
Muchas veces una pequeña abrochadora le permitirá adjuntar remitos a los sobres y ayudará en su orden de trabajo.
Lo más importante es que se debe ser responsable de sus actividades, dándole toda la información necesaria de manera clara y puntual, porque de su correcto desempeño dependerá que, al final del día, la oficina haya logrado sus objetivos. Que sienta que es parte de un equipo y que también su trabajo bien hecho es necesario.