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Hay ciertas reglas de oro al momento de tener lista una reunión corporativa. Cuando es necesario que la atención se centre en los temas a tratar y no en la “organización” nos convertiremos en los ángeles de nuestros jefes. Todo tiene que estar listo, por lo menos, media hora antes de la reunión corporativa, y si ese día comienza con una junta, mejor que consideremos llegar unos minutos antes de nuestro horario de entrada para que todo esté perfecto.

En la sala de la reunión corporativa:
Averiguar antes si van a utilizar computadoras portátiles y asegurarnos que alcancen todos los toma-corrientes existentes o conseguir prolongadores adicionales.
Chequear el funcionamiento del proyector y su pantalla, limpiar la pizarra o chequear que el rotafolio tenga suficiente cantidad de papel. Chequear el estado de los marcadores y borradores y renovar los que estén usados.
Asegurar que la cantidad de sillas corresponda a los asistentes -sillas de más provocarán en efecto de “sala vacía”- y tener separadas algunas de más por si aparece un invitado de último momento.
En una pequeña mesa aparte -pero dentro de la sala-, tener suficiente cantidad de agua; alguna gaseosa o jugo regular y light -hoy mucha gente sólo consume productos dietéticos-; café y agua caliente para té -esto conviene tenerlo preparado y en termos, sin azúcar-; una canasta con sobres de té, azúcar, edulcorante y leche o crema en polvo; vasos con un pie estable -para que no se caiga en un mal movimiento y arruine una computadora o una carpeta-; tazas. Según la hora de la reunión -y previa consulta con el jefe- puede haber medialunas, masas o sandwiches chicos. Muchas veces un buen detalle es tener también un pequeño cesto con caramelos.

Aún en las reuniones más informales, tener en cuenta los detalles es una de las cosas que más valorarán de nuestro desempeño. Tener a mano el check-list y ¡buena suerte en la reunion corporativa!